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湖南大学后勤服务vns威尼斯城官网物资和服务采购管理办法(试行)

2019年09月02日 10:15

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2019621日党政联席会议通过)

第一章

第一条  目的。为进一步规范公司各类物资和服务的采购流程,明确采购范围和方式,落实监管职责,保证采购质量,提高资金使用效益,根据《中华人民共和国招标投标法》、《湖南大学招标与采购管理办法(暂行)》(湖大行字﹝201930号)等有关法律法规,结合公司实际情况,特制定本办法。

第二条  原则。采购应该公开、公平、公正,遵循竞争、择优和效益原则,确保品质,减少中间环节,降低成本,维护公司利益。

第三条  含义。本办法所称采购,是指公司通过购买、租赁、委托等合同方式有偿获得物资和服务的行为。

第四条  适用范围。

(一) 物资类

1.设备设施:主要包括汽车及其零配件、零星维修、食堂、宾馆、绿化园林及vns威尼斯城官网生产所需的设备设施等;

2.生产物资:主要包括原材料、低值易耗品、农药化肥、清洁用品、卫生工具、客房日用品、苗木花卉等;

3.办公物资:主要包括办公用品、办公家具、办公设备、办公耗材等;

4.劳保用品:主要包括工作服和各类劳保物资。

(二) 服务类。主要包括律师服务、注册会计师服务、软件开发服务、租赁服务、车辆维修服务、办公设备设施维修、文化项目及宣传策划、项目外包、劳务外包、合作经营(含食堂档口)、委托代理等。

第二章 组织机构与职责

第五条  物资和服务招标与采购领导小组及职责。公司成立招标与采购领导小组,下设招标与采购工作小组。招标与采购领导小组由vns威尼斯城官网总经理和党总支书记担任组长,成员由vns威尼斯城官网班子人员、各二级单位负责人组成。负责对各单位的各类招标与采购工作进行指导、监督与管理。

第六条  招标与采购工作小组及职责。招标与采购工作小组由vns威尼斯城官网分管领导担任组长,公司党总支纪律委员行使独立监督权,不行使表决权,成员由财务部、相关二级单位负责人和相关专家组成。公司招标采购事宜暂归口财务部管理,履行招标与采购工作小组的具体职责,其主要职责是:

(一) 审核各二级单位提交的年度采购预算报告和项目申请;

(二) 根据项目采购需求,审核二级单位招标文件和方案;

(三) 对投标人的资格资质进行审查和考察;

(四) 组织实施开标、评标、定标等招标活动;

(五) 签发招标项目的中标通知书;

(六) 组织合同文本会审;

(七) 负责与学校归口管理部门沟通对接,包括采购结果公示、采购项目备案、采购合同签订等;

(八) 负责招标文件和合同归档保管。

第七条 定价工作小组及职责。各二级单位应根据实际需要成立定价工作小组。定价工作小组由二级单位负责人、采购人员、财务部派员、vns威尼斯城官网负责纪检的相关人员组成。组长由二级单位负责人或副职担任。对采购物资和服务的安全、质量和价格工作负总责。主要职责是:(一)负责审核供应商的有效资质证明,包括营业执照、卫生许可证、生产许可证、动物产品检疫合格证明和其他国家规定的食品安全证明等;(二)负责在物资采购前的市场调查和询价工作,制作价格明细表,并根据供应商报价情况进行对比分析,协商确定价格。大宗物资每月询价定价一次,其他物资视采购周期进行询价定价。坚持货比三家,严格质量标准,确保价廉物美;(三)负责本单位相关具体规章制度和工作流程的制定,并每月对供应商的供货质量、服务态度、诚信守法等进行综合评价。

第八条  二级单位职责。 各二级单位的主要职责是:

(一) 根据实际需求,制定并提交年度采购预算和项目实施的具体方案;申购单位应指定1-2名采购人员负责提交采购项目预算申报、编制采购需求、进行市场调研、可行性论证、并参与或列席采购评审;

(二) 负责组织项目的前期论证和立项审批的准备工作;

(三) 向招标与采购工作小组提出招标采购申请,需与供应商签订年度供货协议的采购项目,应提前2个月提出申请;临时需求采购项目,应提前1个月提出申请;

(四) 参与招标与采购技术答疑和现场考察;

(五) 参与开标与评标过程;

(六) 负责审核合同技术及服务相关条款;

(七) 负责有关中标项目的竣工验收;

(八) 负责采购到货物资的仓储保管和台账管理。

第九条  根据招标与采购工作实际需要,由公司招标采购工作小组负责组建招标与采购项目评标委员会(谈判小组、磋商小组、询价小组等),其成员人数为五人或以上单数,必要时,邀请相关技术、经济等方面专家参与。

第三章 限额标准及采购方式

第十条  限额标准。根据学校现行规章制度和管理要求,凡未纳入学校归口职能机构管理的采购事项,均应纳入本办法采购的范围。

一、物资类

(一) 设备设施。根据《湖南大学仪器设备采购细则》(湖大行字201717号)单项或者批量采购预算在20万元(含)以上的,主要包括设备设施维修服务、零配件更换及改造升级等,纳入学校相关归口管理部门集中采购;采购预算在2万元(含)至20万元的,通过湖南大学竞价采购系统实行网上竞价采购。

(二) 生产物资类项目。单项或者批量采购预算在20万元(含)以上的,由学校相关归口管理部门集中采购;若学校归口管理机构不予受理的,由公司组织采购;单项或者批量采购预算在20万元以下的,按如下办法管理:

1. 学生食堂大宗物资采购。除大米、面粉、油类、鲜肉、冻货、鲜禽六类明确由相关归口管理部门集中采购外,其余不予受理的物资由公司组织采购,确定合格供应商。餐饮原材料具有品种较多、价格随季节波动、单次采购量小但采购频率较多等特点,其每次采购可在合格供应商中进行市场询价后,选择质量优、价格低的供应商实施采购。全年单项累计5万元(含)以上、20万元以下,纳入公司招标管理,5万元以下的由二级单位与公司财务部协商确定。

2. 宾馆和其他单位大宗生产物资项目,根据上年实际采购情况核定,全年单项累计采购量估算价在5万元(含)以上、20万元以下的,由公司组织招标采购。5万元以下的由二级单位与公司财务部协商确定。

3. 绿化项目(含花卉苗木等原材料采购)和零星维修原材料采购,单项或者批量采购预算在20万元以下的,由公司组织招标采购;绿化项目采购预算在20万元(含)以上的,若学校归口管理机构不予受理的,由公司组织专业实施。5万元以下的由二级单位与公司财务部协商确定。

4. 办公物资和劳保用品。单项或者批量采购预算在5万元(含)以上、20万元以下的,由公司组织招标采购;5万元以下的由二级单位与公司财务部协商确定。

二、服务类

单项或者批量采购预算在20万元(含)以上的,由学校相关归口管理部门集中采购;若学校归口管理机构不予受理的,由公司组织采购。单项或者批量采购预算在5万元(含)以上、20万以下的,由公司组织采购,5万元以下的由各二级单位与公司财务部协商确定。

第十一条  招标采购方式。公司组织招标采购的方式主要有公开招标、邀请招标、竞争性谈判、竞争性磋商、询价采购、单一来源采购。必要时,公司可委托代理机构组织采购。

(一) 公开招标。是指依法以招标公告的方式邀请不特定的供应商参与投标的采购方式。

(二) 邀请招标方式。是指依法从符合相应资格条件的供应商中随机邀请三家以上供应商,并以投标邀请书的方式邀请其参加投标的采购方式。

(三) 竞争性谈判。是指谈判小组与符合资格条件的供应商就采购的项目进行谈判,供应商按照谈判文件的要求提交响应文件和最后报价,采购人从谈判小组提出的成交候选人中确定成交供应商的采购方式。

(四) 竞争性磋商。是指磋商小组与符合条件的供应商就采购项目进行磋商,供应商按照磋商文件的要求提交响应文件和报价,采购人从磋商小组评审后提出的候选供应商名单中确定成交供应商的采购方式。

(五) 询价方式。是指询价小组向符合资格条件的供应商发出采购询价通知书,要求供应商一次报出不得更改的价格,采购人从询价小组提出的成交候选人中确定成交供应商的采购方式。询价小组可采用现场报价、电话咨询和网上询价等方式,对不少于3家供应商进行询价,并根据符合采购需求且报价最低的原则确定成交供应商。

(六) 单一来源采购。是指采购人从某一特定供应商处采购的方式。

第四章 招标采购程序和合同签订

第十二条  招标采购程序。招标采购遵循“申请-审核-审批-采购实施”的顺序原则,在申请未得到招标与采购领导小组组长审批同意不得先行采购。各二级单位根据采购预算及市场调研情况(品牌、型号、性能指标、价格、质保等),科学合理编制采购需求及采购项目预算,提交招标与采购工作小组审核同意后,编制采购文件,发布招标采购信息,接受供应商报名并考察,组织开标、评标、定标活动,发布中标结果公告,签发中标通知书,签订采购合同,组织现场勘查和项目验收(详见附件:物资和服务采购招标工作流程)。

第十三条  归口招标采购申请部门。

(一) 公司本部日常办公用品、工装、清洁用品、饮用水、植物租摆、各类表单、杂志、印刷品、企划用品、劳保用品、办公设备维修服务及耗材、电脑及其配件和软件等,由办公室提出采购申请;

(二) 各二级单位办公用品、消耗材料、低值易耗品、维修材料、清洁用品、工装、电脑及零配件和软件、设备设施维修服务以及汽车定点维修项目、委托服务项目、租赁项目、文化项目、项目外包、合作经营、律师服务等,由各二级单位提出采购申请;

(三) 汽车和设备设施等固定资产专项采购,由各二级单位提出需求申请;

(四) 学生食堂主辅原材料的采购,由饮食服务中心提出需求申请;

(五) 苗木花卉的采购和绿化项目的实施,由物业管理公司提出需求申请;

(六) 财务类服务如审计、评估等服务采购,由财务部提出需求申请;

(七) 人事派遣类和劳务外包类服务事项,由人力资源管理部提出需求申请。

第十四条  开标、评标和定标。评审方法可分为最低评标价法、综合评分法及其他法律法规允许的评审方法。投标人对招标文件提出的质疑,由招标与采购工作小组接受答疑并回复。评标结束后,评审小组成员在现场评分汇总表和会议纪要上签字,对招标结果予以确认。评标结束后对中标结果公示不少于1个工作日,然后向中标人发放《中标通知书》。

第十五条  文件归档。财务部负责对招标采购的整套文件进行整理归档。

第十六条  合同签订及结算。

(一) 凡公司和各二级单位实施物资和服务采购的项目,金额在5万元(含)以上的均应签订经济合同,明确权利和义务。金额在5万元以下的项目,由公司招标与采购工作小组和公司财务部根据“必需、合理”的原则,确认是否签订经济合同;

(二) 各二级单位对其业务范围内的合同内容真实性、合理性、及技术可行性负责;

(三) 财务部负责合同项目预算管理,审核合同价格、付款方式、票据和原始凭证,并组织管理合同后期核算与结算工作;

(四) 合同义务履行完毕后,各二级单位应按照合同要求,对于需要进行验收的项目,及时组织项目竣工验收,并出具验收报告,供应商必须提供验收合格单才能到财务部办理结算。

第五章 供应商管理

第十七条  建立合格供应商库。 对符合公司要求的供应商,财务部应建立合格供应商档案,记录供应商名称、法人代表、有效资质证明(包括营业执照、卫生许可证、生产许可证、动物产品检疫合格证明等)、经营范围、联系方式等基本信息。

第十八条  合格供应商管理。

(一) 坚持从国家许可的正规渠道采购原材料,不得从无经营资质的非法商贩处采购。供应动物产品时,供应商要按批次提供准确的检疫合格证明,保证检疫证明有效并与动物产品相符合。供应的猪肉类、鸡鸭类原材料要全部来自定点屠宰企业,清真的牛羊肉类要全部来自指定的供应单位。灌装、袋装等包装食品以及食品添加剂和洗涤产品,须有标识和产品说明书,以防止不合格产品进入并保证可追溯。

(二) 与长期固定供应商的合作协议一般一年一签。在签订合同的同时,签订《廉洁诚信承诺书》。因市场价格随时波动,在每次采购过程中要对采购物资的价格随时核对并进行市场询价,在同等条件下,长期合作供应商享有优先权。

(三) 确定合格供应商后,分批采购时还需要进行即时比价,同时可以引进其他供应商进行报价或参与投标,并每年对合格供应商进行评比,采用优胜劣汰原则,逐步引进更优质的供应商。

第六章 物资仓储管理

第十九条 各二级单位应严格内部控制制度,合理设置物资仓储管理岗位并明确相应工作职责。物资仓储管理设仓储保管员和系统录入员(或记账员)岗位,保管员不得兼任系统录入员(或记账员),实行账、物分开,相互制衡。

第二十条  物资验收入库。各二级单位仓库主管应对采购到货物资及时办理验收入库,入库物资必须由使用单位负责人和仓管员进行验收签字,由仓管员填制《入库单》。

第二十一条  物资领料出库。仓库物资的领料应严格执行中心负责人审批制度。领料员打印《领料单》,由仓库主管和使用单位负责人签字后,仓管员凭领料单如实发货。

第二十二条  物资仓储和防护。仓库储存条件应满足储存材料的属性、特点及用途要求,配备消防器材、防盗设施以及货架设备。

第二十三条  物资库存盘点。严格执行库存物资动态盘点制度,每月25日,由财务部组织仓库保管员、相关主管人员等参加对仓库进行全面盘点,根据账存数与盘存数编制《库存物资盘点表》,如实反映盘亏、盘盈和损失情况。

第二十四条  财务部根据采购申请批复件、采购询价、供货合同、验收单等原始记录进行会计核算,涉及到固定资产管理的事项应按学校相关规定履行相应的手续进行管理。

第七章 采购纪律与监督

第二十五条  采购纪律。

(一) 采购工作严格实行回避制度。在招标采购实施活动中,采购人员、评审专家及相关人员与供应商有利害关系的,必须回避。

(二) 任何二级单位和个人不得将一个预算项目下的同一品目或者类别的物资和服务项目采用化整为零或者其他任何方式规避本办法要求的采购方式进行采购。

第二十六条  违规处理。

(一) 有下列情形之一的,将依照相关规定,追究相关人员的责任,情节严重,涉嫌犯罪的,移交司法机关依法处理。

1.与投标人恶意串通,损害公司利益的;

2.向他人透露其他投标人信息或可能影响公平竞争的有关其他情况,或者泄露标底的;

3.招标采购过程中,接受投标人的贿赂或者获取其他不正当利益的;

4.玩忽职守,不履行或者不正确履行职责,采购的货物以次充好、货物低劣、短斤少两,给公司造成损失的;

5.其他违规违纪行为的。

(二) 参与招标与采购的相关人员必须严守国家法纪法规,严格执行学校和公司相关规章制度,正确履行职责,主动接受监督。任何单位和个人对招标与采购工作中违规违纪行为有权提出异议或者投诉,投诉应有明确的请求和必要的证明资料。对向物资和服务招标与采购工作小组提出异议或投诉的,物资和服务招标与采购工作小组应负责并处理;对向学校有关部门提出异议或投诉的,物资和服务招标与采购工作小组应当积极配合相关部门的调查处理。对于歪曲事实的投诉供货方,纳入采购黑名单。

第八章

第二十七条  本办法由湖南大学后勤服务vns威尼斯城官网招标采购工作小组负责解释。学校有规章制度的按学校规定执行,学校没有相关规定的按本办法办理。

第二十八条 本办法自发布之日起施行。

 

附件:《物资和服务采购招标工作流程》

 

 

一九年六月二十五日

 


附件

物资和服务招标采购工作流程

步骤

工作职责

第一步:

申请立项

1、二级单位根据需求,提交采购预算报告和申请报告(具体方案); 
2
、招标与采购工作小组组长审核,并选择采购方式;
3
、招标与采购领导小组组长审批。

第二步:
编制采购文件和发布招标采购信息

1、招标与采购工作小组根据申请报告和具体方案编制采购文件;

2、发布招标采购信息,接受供应商报名并组织考察。

第三步:

开标、

评标、

定标

1、招标与采购工作小组组织招投标,包括现场布置、收取投标文件、组织与会人员签到,汇总评分

表或评审资料,编制评分汇总表和会议纪要;
2
、由招标与采购工作小组组长主持会议;
3
、投标人提交投标文件,并发表现场竞讲、答疑;
4
、评审小组成员现场对各投标方案进行评审;

5、评审小组签字确认。

第四步:发布中标结果公告和
签发中标通知书

1、招标与采购工作小组对中标结果进行公示不少于1个工作日;

2、编制中标通知书;
3
、招标与采购工作小组组长审批签发。

第五步:
编制采购合同

1、招标与采购工作小组编制采购合同文本或由中标人提供合同范本;
2
、财务部负责人审核业务及结算相关条款;
3
、二级单位负责人审核技术及服务相关条款;

4、招标与采购工作小组组长审定。

第六步:
正式签订合同

二级单位负责人按公司合同签订流程办理相关手续,合同至少一式五份,其中财务部1份、办公室1份、招标采购工作小组1份、二级单位留存1份、供应商1份,可按实际要求增加份数。

第七步:物资和

服务验收

二级单位负责人组织对到货物资进行验收入库,对服务项目组织验收,并办理相关手续。

第八步:
财务结算和

文件归档

1、二级单位提交采购合同、验收合格单、票据等原始凭证至财务部,按财务审批程序进行结算;
2
、财务部明确专人对招标文件、采购合同以及相关文件进行归档。